Privacy Policy

La presente politica sulla privacy si applica ai dati personali raccolti e trattati durante l'accesso e la navigazione sul sito upmeet.ai (il "Sito Web") e l'utilizzo dei servizi associati (i "Servizi"). Le persone che desiderano sottoscrivere i Servizi devono registrarsi (gli "Utenti") tramite il modulo fornito a tal fine. Il Sito Web e i Servizi sono di proprietà di VRM, società per azioni semplificata con capitale di 1.391,00 €, con sede legale in 259, rue Saint-Honoré, Parigi, 75001, Francia, iscritta al registro delle imprese di Parigi con il numero 900 192 519. In questo contesto, vi informiamo che potremmo: - Raccogliere dati che vi riguardano per nostro conto, agendo così come titolare del trattamento (di seguito i "Dati VRM"); - Raccogliere per conto della società o dell'organizzazione che vi impiega (di seguito l'"Organismo") dati che vi riguardano (di seguito i "Dati Cliente"). In questo caso, agiamo come responsabile del trattamento per conto del vostro Organismo. Questi dati sono distinti dai Dati VRM poiché VRM non ne fa alcun uso proprio e si limita a seguire le istruzioni fornite dal vostro Organismo sia per la loro raccolta e il loro trattamento che per l'esercizio dei vostri diritti. Per quanto riguarda i Dati Cliente, vi informiamo di aver stipulato con il vostro Organismo un contratto di subappalto conforme ai requisiti del Regolamento europeo n.2016/679, detto GDPR. La natura delle operazioni effettuate sui Dati Cliente tramite i Servizi consiste nel trattare gli scambi orali tra persone che utilizzano la soluzione Upmeet, trascriverli e riassumerli. Lo scopo di questa carta sulla protezione dei dati personali è informarvi su come VRM, (i) in qualità di titolare del trattamento, raccoglie, tratta e utilizza i vostri Dati VRM e (ii) in qualità di responsabile del trattamento dei Dati Cliente. Utilizzeremo i vostri dati personali esclusivamente per le finalità esposte di seguito e in conformità con i requisiti del GDPR. Navigando sul Sito Web e/o sottoscrivendo e utilizzando i nostri Servizi, acconsentite alla raccolta, archiviazione, trattamento e utilizzo dei vostri dati da parte di VRM secondo le modalità specificate in questa politica sui dati personali. Se non desiderate che raccogliamo i vostri dati personali, vi invitiamo a non accedere al Sito Web e a non registrarvi né utilizzare i nostri Servizi. Potete revocare il vostro consenso al trattamento dei dati in qualsiasi momento. In tal caso, non potrete più accedere al Sito Web né registrarvi o utilizzare i nostri Servizi.

In qualità di responsabile del trattamento, raccogliamo i seguenti Dati VRM: • I dati che ci fornisci: o Nome e cognome; o Paese, lingua di comunicazione; o Organizzazione in cui lavori; o Numero di telefono e indirizzo email; o ID utente e password crittografata utilizzati per identificarti sul Sito Web; • Alcuni dati relativi al tuo utilizzo e alla navigazione sul Sito Web: frequenza e intensità di utilizzo, numero e durata delle tue connessioni; • Alcuni dati relativi al tuo utilizzo dei nostri Servizi: frequenza e intensità di utilizzo, numero e durata delle tue connessioni; • Dati raccolti automaticamente sul Sito Web: si tratta dei cookie, che sono file depositati sul tuo dispositivo informatico durante l'accesso al Sito Web. La gestione della memorizzazione dei cookie sul tuo dispositivo informatico è completamente sotto il tuo controllo, attraverso le impostazioni del tuo browser internet. Hai la possibilità di eliminare questi cookie. In qualità di responsabile del trattamento, raccogliamo i Dati Cliente per conto della tua Organizzazione, in particolare: - La tua identità (nome e cognome); - Il suono della tua voce durante l'utilizzo dei Servizi; - La trascrizione della tua voce durante l'utilizzo dei Servizi; - I tuoi contatti (indirizzo email, numero di telefono); - Tutti i dati personali menzionati dagli Utenti (e dai partecipanti alle riunioni) durante l'utilizzo dei Servizi. La tua Organizzazione ha accesso a strumenti di controllo e gestione dei Dati Cliente attraverso un modulo accessibile online chiamato « back-office ». Per maggiori informazioni, ti invitiamo a rivolgerti alla tua Organizzazione.

Raccogliamo i tuoi Dati VRM per le seguenti finalità: • Per le persone che navigano sul Sito Web: • Gestire e migliorare il tuo accesso e la tua navigazione sul Sito Web; • Stabilire statistiche e volumi di frequentazione del Sito Web; • Per gli Utenti: • Gestire e migliorare i nostri Servizi; • Gestire i tuoi abbonamenti ai Servizi; • Stabilire statistiche e volumi di utilizzo dei Servizi; • Effettuare operazioni di marketing, come l'invio di newsletter. In qualità di subappaltatore, raccogliamo i Dati Cliente per conto della tua Organizzazione. La tua Organizzazione raccoglie in particolare i Dati Cliente al fine di semplificare la presa di appunti durante riunioni e altri incontri, permettendo di trascriverli e sintetizzarli automaticamente grazie all'intelligenza artificiale. Per maggiori informazioni sulle finalità di questa raccolta, ti invitiamo a rivolgerti alla tua Organizzazione e a consultare la carta di subappalto dei dati raccolti per conto della tua Organizzazione all'indirizzo seguente: https://www.upmeet.ai/subcontracting-charter/ .

Raccogliamo e trattiamo i tuoi Dati VRM sulle seguenti basi legali: • Sono necessari per consentire il tuo accesso e la tua navigazione sul Sito Web; • Sono necessari per la fornitura dei nostri Servizi; • Sono necessari per essere conformi ai nostri obblighi legali. Per maggiori informazioni sull'interesse legittimo perseguito dalla tua Organizzazione in occasione della raccolta dei tuoi Dati Cliente, ti invitiamo a rivolgerti a quest'ultima e a consultare la carta di subappalto dei dati raccolti per conto della tua Organizzazione all'indirizzo seguente: https://www.upmeet.ai/subcontracting-charter/ .

La durata di conservazione varia in base alla natura dei Dati VRM raccolti: Durata di conservazione dei Dati VRM • Dati forniti durante la registrazione sulla Piattaforma. - Se si tratta di una registrazione sulla Piattaforma per un periodo di prova gratuito: 3 anni dalla raccolta dei dati. - Se si tratta di una registrazione sulla Piattaforma nell'ambito di un contratto di accesso stipulato con la tua Organizzazione: 5 anni dalla fine del contratto con la tua Organizzazione. • Dati relativi alla misurazione del traffico del Sito Web ottenuti tramite i cookie: 6 mesi • Documenti d'identità forniti nell'ambito dell'esercizio dei tuoi diritti relativi alla raccolta e al trattamento dei tuoi dati: 12 mesi • Dati conservati nell'ambito dei nostri obblighi fiscali: 10 anni La durata di conservazione dei Dati Cliente è determinata dalla tua Organizzazione. Per maggiori informazioni, ti invitiamo a rivolgerti a quest'ultima.

Non condividiamo i tuoi dati personali con terze parti per motivi commerciali. Per stretta eccezione, condividiamo i tuoi Dati Cliente con subappaltatori che presentano le stesse garanzie sufficienti in merito all'implementazione di misure tecniche e organizzative appropriate in modo che il trattamento soddisfi i requisiti del GDPR. La tua Organizzazione potrebbe condividere i Dati Cliente con terze parti. Ti invitiamo a rivolgerti alla tua Organizzazione per maggiori informazioni.

I tuoi dati personali vengono conservati nell'Unione Europea presso fornitori di fiducia con i quali abbiamo stipulato contratti che garantiscono un livello di protezione adeguato.

Hai diritti estesi relativi alla raccolta e al trattamento dei tuoi dati personali. Siamo particolarmente attenti al rispetto di questi diritti che puoi esercitare in qualsiasi momento. Hai i seguenti diritti: • Diritto di accesso: puoi prendere conoscenza dei dati personali che abbiamo raccolto su di te. • Diritto di rettifica: se i tuoi dati sono inesatti puoi chiederci di rettificarli. • Diritto all'oblio: puoi richiedere la cancellazione dei dati che non sono necessari per il tuo accesso al Sito Web e l'utilizzo dei Servizi. Se i tuoi dati non sono più necessari rispetto alle finalità menzionate sopra, puoi anche chiederci la cancellazione di questi dati. • Diritto alla limitazione del trattamento: questo diritto può essere esercitato quando ritieni che i dati che ti riguardano non siano esatti o quando ne hai bisogno per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto. Se ne fai uso, i tuoi dati saranno conservati ma non potranno più essere utilizzati. • Diritto alla portabilità dei dati: puoi recuperare l'insieme dei dati che ti riguardano in un formato strutturato, comunemente utilizzato e leggibile da macchina. Potrai poi conservarli o trasmetterli a qualsiasi altra persona di tua scelta. • Diritto di opposizione: puoi opporti a determinati trattamenti dei tuoi dati personali come la ricezione della nostra newsletter. Puoi esercitarlo direttamente dal tuo spazio personale. • Diritto di determinare il destino dei tuoi dati dopo la tua morte: puoi indicarci se desideri che i tuoi dati siano conservati, cancellati o comunicati a un terzo di tua scelta.

Per quanto riguarda i Dati VRM, puoi inviarci una email all'indirizzo rgpd@upmeet.ai. Per quanto riguarda i Dati Cliente, puoi contattare direttamente la tua Organizzazione. Puoi anche inviarci una email all'indirizzo: rgpd@upmeet.ai. Ci impegneremo a rispondere alla tua richiesta, in qualità di subappaltatore della tua Organizzazione e applicheremo le sue istruzioni. Infine, hai la possibilità di presentare un reclamo presso il Garante per la protezione dei dati personali, via email, posta ordinaria o direttamente sul sito garanteprivacy.it.

Prestiamo la massima attenzione alla sicurezza, alla riservatezza e all'integrità dei tuoi dati personali. A tal fine, abbiamo adottato misure tecniche e organizzative appropriate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. In particolare, utilizziamo la crittografia TLS per le comunicazioni tra i Servizi e i server che ospitano i tuoi dati. I dati memorizzati (i tuoi dati personali e le tue riunioni) sono crittografati con il metodo di crittografia AES-256. Per quanto riguarda la sicurezza dei Dati Cliente, ti invitiamo a rivolgerti alla tua Organizzazione.